Correo electrónico

Ana Zita
Ana Zita
Científica

El correo electrónico es una forma de comunicación escrita entre personas por medio de herramientas digitales. También llamado email o e-mail (por su significado en inglés electronic mail), es uno de los medios más populares de comunicación digital y puede ser usado por cualquiera que tenga acceso a la internet.

Historia del correo electrónico

Ray Tomlinson inventó el correo electrónico en 1971 mientras trabajaba en protocolos para mandar archivos entre redes de computadoras. El mensaje es enviado de una computadora a otra usando señales eléctricas representadas por un conjunto de números binarios.

La internet es la herramienta que conecta computadoras y es tan rápida que prácticamente desaparece el espacio físico entre ellas. La señal se digitaliza por un proceso que convierte la información al sistema binario (series de unos y ceros), es decir, hace que un archivo sea digital.

La llegada de internet hizo que el proceso de enviar mensajes pasara de ser rápido a resultar casi instantáneo. El correo electrónico transformó las comunicaciones interpersonales al reducir el tiempo de viaje de los mensajes de texto. De hecho, desplazó el uso de las cartas como medio de comunicación.

Partes de una dirección de correo electrónico

Como las cartas escritas a mano, el correo electrónico es enviado a una dirección, compuesta de dos piezas de información. La primera parte identifica a la persona o grupo, y la segunda parte muestra el servicio específico que la persona usa para tener acceso a internet o a su correo electrónico.

Ambas partes de la dirección están separadas por el símbolo @ (arroba). Por ejemplo: una dirección de correo electrónico que dice 123@xyz.net indica que la persona escogió "123" como identificación, y el servidor de internet es la organización "xyz.net"

¿Cómo enviar un correo electrónico?

Para cada mensaje, deberías seguir estos cinco pasos:

1. Abrir tu servicio de correo electrónico

Existen varias aplicaciones o softwares para gestionar el correo electrónico. También a través de los browsers puedes conectarte a la webmail donde tienes tu dirección de correo.

2. Indicar la dirección electrónica del destinatario

Debes indicar la dirección de correo electrónico a la que enviarás el mensaje, de otra forma, no hay dirección a donde remitirlo. Aquí también decides si quieres enviar el mensaje con copia a otra persona.

3. Escribir el asunto del mensaje

En el asunto le indicas al destinatario de qué se trata el correo que recibió. Debe ser como un título: específico, apropiado, relevante y con sentido.

4. Desarrollar el mensaje

Escribe como si estuvieras conversando con la persona a la que te diriges. De tal manera, el mensaje debe tener un saludo, un cuerpo y un cierre o despedida, acorde con el asunto, el destinatario y el objetivo del mensaje.

5. Enviar el mensaje

Antes de enviar un mensaje, asegúrate que el mensaje es comprensible y amable, fácil de leer y si realmente es necesario.

Reglas en el uso del correo electrónico

El desplazamiento de la comunicación cara a cara a la comunicación por correo electrónico ha creado un nuevo conjunto de reglas o normas a la hora de escribir mensajes digitales. Es recomendable seguir las siguientes pautas:

  • Escribir un mensaje completo con LETRAS MAYÚSCULAS indica que estás gritando. Esto es considerado como falta de educación y grosero.
  • Responder lo más pronto a un mensaje, o avisar que responderás más tarde si no tienes el tiempo.
  • Saludar al principio del mensaje y despedirse al final del mensaje.
  • Evita los errores ortográficos y gramaticales: esto demuestra no sólo tu cultura y educación sino tu consideración hacia la persona a la que estás enviando el mensaje.
  • Usa "caritas" o emoticones únicamente en mensajes personales.
  • Escribe en un estilo simple y con un tono apropiado.
  • Usa la voz activa en lugar de la voz pasiva al escribir.

Ventajas del correo electrónico

Conveniente y rápido

Como la comunicación se establece de forma escrita, tienes la oportunidad de revisar y corregir lo que estás enviando. Cuando recibes un correo electrónico, puedes leerlo, enviárselo a otra persona, imprimirlo y archivarlo.

El tiempo en que tarda en llegar un mensaje es de segundos a minutos; esto no significa, sin embargo, que el destinatario lo vaya a leer inmediatamente que llega a su buzón de correo.

Comunicación global

Permite crear grupos con metas comunes separados por grandes distancias. Por ejemplo, un grupo de científicos de diferentes partes del país o del mundo pueden formar una red profesional para intercambiar información y socializar. Personas con los mismos intereses pueden discutir y hablar sin preocuparse por el transporte.

Bajo costo

Tener una dirección de correo electrónico es en la mayoría de los casos económico. Algunas compañías como Yahoo! y Google ofrecen direcciones de email gratis. Esto es especialmente útil en países de bajo ingreso económico, donde la gente solo necesita tener acceso a una computadora y a internet. Existen centros públicos y privados donde puedes tener acceso a internet si no tienes en casa.

Accesibilidad

Una persona puede viajar a cualquier parte del mundo y usar la misma dirección de correo electrónico. Es una información personal que no necesitas cambiar si te mudas de ciudad o país.

Intercambio de información flexible

Los sistemas modernos de correo electrónico permiten adjuntar archivos con textos, imágenes y videos, que enriquecen el mensaje que se quiere transmitir. Siempre ten en cuenta que la persona del otro lado tiene el programa adecuado para abrir el documento. Además, puedes enviar el mensaje a varias personas copiando simplemente su dirección.

Desventajas del correo electrónico

El uso ineficiente del correo electrónico puede acarrear serios problemas, de los cuales podemos mencionar:

Interrupciones y pérdida de tiempo

Los programas que manejan los correos electrónicos tienen un sistema de alerta para cuando llegan nuevos mensajes. Muchas veces, esto es contraproducente, pues te hace perder la concentración de lo que estás haciendo. La solución es desactivar el sistema de alerta.

Por otro lado, el volumen creciente de correos electrónicos, muchas veces indeseados, hace que perdamos tiempo al tratar de leerlos todos y responderlos. Por eso, es importante que en la línea de asunto coloques una frase inteligente que llame la atención de tu lector.

A veces, para resolver un problema o tratar un asunto delicado, es más eficiente una conversación telefónica o cara a cara, en vez de envíos y reenvíos de correos que toman más tiempo.

Sobrecarga de correos electrónicos

Cuando reenvías mensajes piensa si es necesario. Un mensaje no deseado es visto de mala manera, y, además, satura la internet. La sobrecarga de mensajes puede aumentar los niveles de estrés de una persona, especialmente en su ambiente laboral.

Desconocimiento del remitente

Es mucho más común recibir un mensaje de un remitente desconocido por correo electrónico que por carta en físico. No conocemos sus intenciones ni su personalidad, ni estamos seguros de quién es en realidad.

Virus informáticos

A través del correo electrónico se pueden enviar archivos que pueden dañar el sistema operativo de la computadora. Estos son los virus informáticos. Por eso, debes ser cuidadoso al abrir un archivo de procedencia dudosa.

Ten en cuenta que el simple acto de abrir un mensaje con un virus no es el problema, sólo si abres un archivo adjunto al mensaje.

Por cierto, hay una gran propagación de mensajes alertando sobre virus que en realidad sobrecargan a la internet con mensajes innecesarios. Simplemente ignóralos y no contribuyas con la propagación de información irrelevante.

Adicción

La expectativa de una respuesta inmediata, la urgencia por seguir un mensaje y la constante necesidad de revisar la llegada de mensajes son hábitos que pueden ser considerados adictivos.

Evita estar revisando tu correo eléctrónico en ocasiones inconvenientes, como cuando estás comiendo con tus familiares o amigos, en el cine o un concierto, en el colegio.

Spam o correo basura

El proceso de enviar correos electrónicos en masa se conoce como spam. A través del spam, se envía publicidad, pedidos de ayuda y pornografía. También pueden contener un enlace a una página con la finalidad de obtener información personal. Entrar en estas páginas compromete tu seguridad y la de tus familiares.

La mayoría de los servidores de correo electrónico tienen flitros que eliminan estos correos indeseados. Sin embargo, la forma de eliminar los correos basura a nivel global es ignorarlos de forma general.

Acoso cibernético

Lamentablemente, el correo electrónico también puede ser usado para agredir y acosar a las personas. Sin embargo, el mismo puede ser usado en medios judiciales como prueba de la agresión.

Vea también Bullying.

Seguridad y protección al usar el correo electrónico

Un correo electrónico pasa por muchas estaciones antes de llegar a su destino. Shirley Taylor, en su libro Etiqueta e-mail, ofrece unos consejos útiles para evitar problemas con el correo electrónico:

  • Elige una clave secreta que combine números, letras y símbolos que tú puedas recordar con facilidad y a la vez sea difícil para otras personas.
  • No des tu clave secreta a nadie: es parte de tu identidad electrónica.
  • Usa una firma digital como confirmación de que el mensaje fue escrito y enviado por ti.
  • Nunca dejes la computadora con la cuenta de correo electrónico abierta.
  • Siempre cierra tu sesión y desconéctate.
  • Instala un buen programa antivirus y mantenlo al día.
  • Piensa dos veces antes de enviar un correo electrónico.
  • Trata todos los mensajes con precaución, considera que pueden terminar en la pantalla de alguien más.
  • Nunca cargues o compartas un archivo adjunto proveniente de un desconocido.

Cuándo no usar el correo electrónico

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En ciertas situaciones, es preferible hablar directamente con las personas.

Hay algunas situaciones en las cuales es preferible no enviar mensajes de correo electrónico:

1. Cuando los mensajes son confidenciales: los correos electrónicos pueden ser leídos por los administradores del sistema de la organización. También el correo electrónico puede ser reenviado a otra persona. Si la información que quieres compartir es confidencial, no lo hagas por este medio.

2. Cuando los mensajes son largos y complicados: una de las conveniencias del correo electrónico es que se pueden leer rápido. Si tienes que enviar una información muy complicada, es preferible enviar una archivo de texto aparte.

3. Cuando hay varios problemas que resolver: en estos casos es conveniente hacer una llamada telefónica para aclarar todos los puntos en cuestión.

4. Cuando los mensajes son indiscretos: cuando envías un corro electrónico pregúntate a ti mismo si te gustaría ver esa información pegada en la cartelera informativa de tu colegio. Si envias un mensaje difamando de una persona, propagando un chisme o discutiendo sobre un tema desagradable, corres el riesgo de quedar mal frente a mucha gente.

5. Cuando estás enojado: este no es el momento de enviar mensajes electrónicos. Resiste la urgencia de responder a un correo electrónico cuando no estás de humor, lo agradecerás.

Ana Zita
Ana Zita
Doctorado en bioquímica del Instituto Venezolano de Investigaciones Científicas con licenciatura en bioanálisis de la Universidad Central de Venezuela. Investigadora con más de diez años de experiencia en instituciones científicas en Venezuela y Australia. Actualmente divide la redacción de contenidos educativos con la agricultura científica.