El correo electrónico es una forma de comunicación escrita entre personas por medio de herramientas digitales. También llamado email o e-mail (por su significado en inglés electronic mail), es uno de los medios más populares de comunicación digital y puede ser usado por cualquiera que tenga acceso a la internet.
Partes de una dirección de correo electrónico
Como las cartas escritas a mano, el correo electrónico es enviado a una dirección, compuesta de dos piezas de información:
- la primera parte identifica a la persona o grupo, y
- la segunda parte muestra el servicio específico que la persona usa para tener acceso a internet o a su correo electrónico.
Ambas partes de la dirección están separadas por el símbolo @ (arroba). Por ejemplo: una dirección de correo electrónico que dice 123@xyz.net indica que la persona escogió "123" como identificación, y el servidor de internet es la organización "xyz.net"
¿Cómo enviar un correo electrónico?
Para cada mensaje, se deben seguir estos cinco pasos:
1. Abrir el servicio de correo electrónico
Existen varias aplicaciones o softwares para gestionar el correo electrónico. También a través de los browsers puedes conectarte a la webmail donde existe la dirección de correo.
2. Indicar la dirección electrónica del destinatario
Se debe indicar la dirección de correo electrónico a la que se envia el mensaje, de otra forma, no hay dirección a donde remitirlo. Aquí también se puede decidir enviar el mensaje con copia a otra persona.
3. Escribir el asunto del mensaje
En el asunto se indica al destinatario de qué se trata el correo que recibió. Debe ser como un título: específico, apropiado, relevante y con sentido.
4. Desarrollar el mensaje
Se debe escribir como si estuvieramos conversando con la persona a la que nos dirigimos. De tal manera, el mensaje debe tener un saludo, un cuerpo y un cierre o despedida, acorde con el asunto, el destinatario y el objetivo del mensaje.
5. Enviar el mensaje
Antes de enviar un mensaje, debemos asegurarnos que el mensaje es comprensible y amable, fácil de leer y si realmente es necesario.
Ventajas del correo electrónico
Conveniente y rápido
- Oportunidad de revisión y corrección del mensaje a enviar.
- El mensaje recibido se pede leer, reenviar a otra persona, imprimir y archivar.
- El mensaje llega de segundos a minutos; esto no significa, sin embargo, que el destinatario lo vaya a leer inmediatamente que llega a su buzón de correo.
Comunicación global
- Permite crear grupos con metas comunes separados por grandes distancias. Por ejemplo, un grupo de científicos de diferentes partes del país o del mundo pueden formar una red profesional para intercambiar información y socializar.
- Personas con los mismos intereses pueden discutir y hablar sin preocuparse por el transporte.
Bajo costo
Tener una dirección de correo electrónico es en la mayoría de los casos económico. Algunas compañías como Yahoo! y Google ofrecen direcciones de email gratis. Esto es especialmente útil en países de bajo ingreso económico, donde la gente solo necesita tener acceso a una computadora y a internet. Existen centros públicos y privados donde puedes tener acceso a internet si no tienes en casa.
Accesibilidad
Una persona puede viajar a cualquier parte del mundo y usar la misma dirección de correo electrónico. Es una información personal que no cambia al mudarse de ciudad o país.
Intercambio de información flexible
Los sistemas modernos de correo electrónico permiten adjuntar archivos con textos, imágenes y videos, que enriquecen el mensaje que se quiere transmitir.
Siempre debemos tener en cuenta que la persona del otro lado tiene el programa adecuado para abrir el documento. Además, puedes enviar el mensaje a varias personas copiando simplemente su dirección.
Desventajas del correo electrónico
El uso ineficiente del correo electrónico puede acarrear serios problemas, de los cuales podemos mencionar:
Interrupciones y pérdida de tiempo
Los programas que manejan los correos electrónicos tienen un sistema de alerta para cuando llegan nuevos mensajes. Muchas veces, esto es contraproducente, pues hace perder la concentración de lo que estamos haciendo. La solución es desactivar el sistema de alerta.
Por otro lado, el volumen creciente de correos electrónicos, muchas veces indeseados, hace que perdamos tiempo al tratar de leerlos todos y responderlos. Por eso, es importante colocar en la línea de asunto una frase inteligente que llame la atención del lector.
A veces, para resolver un problema o tratar un asunto delicado, es más eficiente una conversación telefónica o cara a cara, en vez de envíos y reenvíos de correos que toman más tiempo.
Sobrecarga de correos electrónicos
Cuando reenvías mensajes piensa si es necesario. Un mensaje no deseado es visto de mala manera, y, además, satura la internet. La sobrecarga de mensajes puede aumentar los niveles de estrés de una persona, especialmente en su ambiente laboral.
Desconocimiento del remitente
Es mucho más común recibir un mensaje de un remitente desconocido por correo electrónico que por carta en físico. No conocemos sus intenciones ni su personalidad, ni estamos seguros de quién es en realidad.
Virus informáticos
A través del correo electrónico se pueden enviar archivos que pueden dañar el sistema operativo de la computadora. Estos son los virus informáticos. Por eso, debes ser cuidadoso al abrir un archivo de procedencia dudosa.
Ten en cuenta que el simple acto de abrir un mensaje con un virus no es el problema, sólo si abres un archivo adjunto al mensaje.
Por cierto, hay una gran propagación de mensajes alertando sobre virus que en realidad sobrecargan a la internet con mensajes innecesarios. Simplemente ignóralos y no contribuyas con la propagación de información irrelevante.
Adicción
La expectativa de una respuesta inmediata, la urgencia por seguir un mensaje y la constante necesidad de revisar la llegada de mensajes son hábitos que pueden ser considerados adictivos.
Evita estar revisando tu correo eléctrónico en ocasiones inconvenientes, como cuando estás comiendo con tus familiares o amigos, en el cine o un concierto, en el colegio.
Spam o correo basura
El proceso de enviar correos electrónicos en masa se conoce como spam. A través del spam, se envía publicidad, pedidos de ayuda y pornografía. También pueden contener un enlace a una página con la finalidad de obtener información personal. Entrar en estas páginas compromete la seguridad personal y de sus familiares.
La mayoría de los servidores de correo electrónico tienen flitros que eliminan estos correos indeseados. Sin embargo, la forma de eliminar los correos basura a nivel global es ignorarlos de forma general.
Acoso cibernético
Lamentablemente, el correo electrónico también puede ser usado para agredir y acosar a las personas. Sin embargo, el mismo puede ser usado en medios judiciales como prueba de la agresión.
Vea también Bullying.
Reglas en el uso del correo electrónico
El desplazamiento de la comunicación cara a cara a la comunicación por correo electrónico ha creado un nuevo conjunto de reglas o normas a la hora de escribir mensajes digitales. Es recomendable seguir las siguientes pautas:
- Escribir un mensaje completo con LETRAS MAYÚSCULAS indica que estamos gritando. Esto es considerado como falta de educación y grosero.
- Responder lo más pronto a un mensaje, o avisar que responderás más tarde si no tienes el tiempo.
- Saludar al principio del mensaje y despedirse al final del mensaje.
- Evitar los errores ortográficos y gramaticales: esto demuestra cultura y educación y además consideración hacia la persona que se envía el mensaje.
- Usar "caritas" o emoticones únicamente en mensajes personales.
- Escribir en un estilo simple y con un tono apropiado.
- Usar la voz activa en lugar de la voz pasiva al escribir.
Seguridad y protección al usar el correo electrónico
Un correo electrónico pasa por muchas estaciones antes de llegar a su destino. Shirley Taylor, en su libro Etiqueta e-mail, ofrece unos consejos útiles para evitar problemas con el correo electrónico:
- Elegir una clave secreta que combine números, letras y símbolos que puedas recordar con facilidad y a la vez sea difícil para otras personas.
- No dar la clave secreta a nadie: es parte de la identidad electrónica.
- Usar una firma digital como confirmación de que el mensaje fue escrito y enviado por el remitente.
- Nunca dejar una computadora con la cuenta de correo electrónico abierta.
- Siempre cerrar la sesión y desconectarse.
- Instalar un buen programa antivirus y mantenlo al día.
- Pensar dos veces antes de enviar un correo electrónico.
- Tratar todos los mensajes con precaución, considerar que pueden terminar en la pantalla de alguien más.
- Nunca cargar o compartir un archivo adjunto proveniente de un desconocido.
Cuándo no usar el correo electrónico
Hay algunas situaciones en las cuales es preferible no enviar mensajes de correo electrónico:
1. Cuando los mensajes son confidenciales: los correos electrónicos pueden ser leídos por los administradores del sistema de la organización. También el correo electrónico puede ser reenviado a otra persona. Si la información es confidencial, el correo electrónico no es el medio.
2. Cuando los mensajes son largos y complicados: una de las conveniencias del correo electrónico es que se pueden leer rápido. Si tienes que enviar una información muy complicada, es preferible enviar una archivo de texto aparte.
3. Cuando hay varios problemas que resolver: en estos casos es conveniente hacer una llamada telefónica para aclarar todos los puntos en cuestión.
4. Cuando los mensajes son indiscretos: cuando envías un corro electrónico pregúntate a ti mismo si te gustaría ver esa información pegada en la cartelera informativa de tu colegio. Si envias un mensaje difamando de una persona, propagando un chisme o discutiendo sobre un tema desagradable, corres el riesgo de quedar mal frente a mucha gente.
5. Cuando estás enojado: este no es el momento de enviar mensajes electrónicos. Resiste la urgencia de responder a un correo electrónico cuando no estás de humor, lo agradecerás.
Datos interesantes del correo electrónico
- Ray Tomlinson inventó el correo electrónico en 1971 mientras trabajaba en protocolos para mandar archivos entre redes de computadoras.
- El mensaje es enviado de una computadora a otra usando señales eléctricas representadas por un conjunto de números binarios. La señal se digitaliza por un proceso que convierte la información al sistema binario (series de unos y ceros), es decir, hace que un archivo sea digital.
- La internet es la herramienta que conecta computadoras y es tan rápida que prácticamente desaparece el espacio físico entre ellas. La llegada de internet hizo que el proceso de enviar mensajes pasara de ser rápido a resultar casi instantáneo.
- El correo electrónico transformó las comunicaciones interpersonales al reducir el tiempo de viaje de los mensajes de texto. De hecho, desplazó el uso de las cartas como medio de comunicación.
Vea también:
Referencias
- Taylor, S. E-mail Etiquette. Marshall Cavendish Bussiness, 2009.
